PANDUAN MENJADI TOUR LEADER
1.      Persiapan Sebelum akad perjanjian Wisata
Sebelum membuat susunan acaraperjalanan atau itinerary kita harus berkoordinasi dengan orang yang meminta kita mengantar kesuatu objek wisata.

2.      Tanyakanberapa jumlah peserta ( jumlah peserta ini untuk menentukan berapa bus yang kita pakai, sebagai contoh :

Bus besar kapasitas kursi 60 seats ( 2 – 3 ) kapasitas 40 Kursi ( 2 – 2)
Bus Kecil Kapasitas Kursi 29 seats atau 23 seats
Sebagai Tour leader harus bisa mengatur jumlah peserta yang ikut wisata dan berapa bis yang akan dibutuhkan dan berapa Tour leader yang diperlukan.
Idealnya 1 bus berisi 1 Tour Leader, tetapi kalau membutuhkan co tour leader juga tidak masalah asalkan seat yang tersedia available bagi co Tour Leader.

3.      Berapaperserta Pria dan Wanita ( untuk memudahkan pengaturan pembagian kamar /Rooming List )

Mengapa Tour Leader harus mengetahui jumlah peserta pria dan wanita? Disini Tour leader akan mudah membuat Rooming List peserta dan dibagi kamarnya agar tidak campur antara peserta wanita dan Pria pada saat check in di hotel ( terutama rombongan anak sekolah )
Setelah mengetahui jumlah peserta wanita dan Pria, Tour leader akan mudah membagi jumlah peserta dan berapa kamar yang dibutuhkan.
Biasanya kalau Rombonngan sekolah atau mahasiswa, setiap kamar di isi oleh 3 sampai 4 orang dalam satu kamar

4.      Tanyakanpula kondisi kesehatan peserta mengingat perjalanan memakan waktu yang cukup lama ( kaluu ke bali, bandung, Jakarta ataupun Lombok dlsb )

Ini sangat penting sekali, sebagai Tour leader harus bertanggung jawab kondisi kesehatan para peserta wisata selama dalam perjalanan. Jangan lupa siapkan obat2 an ringan, seperti minyak kayu putih, obat anti mabuk, obat merah, perban, handy plast dll sesuai dengan kebutuhan.
Pastikan bahwa peserta tidak ada gejala sakit sebelum berangkat, apabila anda menemukan salah satu peserta menurut anda kondisinya tidak memungkinkan untuk perjalanan jauh, sarankan untuk tidak ikut dalam rombongan, dan ini harus didiskusikan dengan keluarga dan pimpinan wisata dari pihak klient.
Apabila yang sakit memaksa untuk meneruskan perjalanan usahakan buat surat perjanjian bahwa apabila terjadi sesuatu di dalam perjalanan sudah diluar wewenang pengawasan Tour leader. Meskipun nantinya sebagai Tour Leader mau gak mau pasti ikut repot.
Dalam perjalanan jauh seperti kebali atau ke Lombok, sarankan peserta tour istirahat selama perjalanan karena mengingat apabila kita menuju pulau bali dapat dipastikan akan tiba subuh, jadi pastikan mereka sudah sedikit istirahat dalam bus.

5.      Menghitungbiaya perjalanan menentukan besaran keuntungan yang diinginkan dan harga jual program tour kepada konsumen.

Cara menghitung budget perjalanan wisata Tour Leader disarankan untuk hati hati dalam mem Breakdown rincian biaya wisata. Pertama yangTour leader lakukan adalah tanyakan Tujuan wisata yang akan di kunjungi. Besaran anggaran obyek wisata dan harga sewa kendaraan, uang makan peserta, tiket masuk object wisata, penyebrangan, harga hotel dll, semuanya di jumlahkan dibagi jumlah peserta.
Semua biaya = biaya pokok/ peserta
Total peserta
Apabila anda menginginkan keuntungan 5 juta maka hitungannya adalah sbb
Missal semua biaya : 10.000.000 = 250.000
                                       40
= 5 juta = 125.000
     40
Jadi 250.000+125.000 = 375.000
Itulah harga Jual/ pax anda tinggal menghitung berapa besaran keuntungan yang anda dapatkan.
Note: perlu di ingat bahwa semua biaya harus detail sehingga dapat memaximalkan keuntungan anda

6.      Pastikansemua nama peserta ada didalam group List anda

Buat Group List dan pastikan nama nama peserta sesuai dengan KTPnya, didalam list tersebut terdapat kolom, nama, No: kamar, keterangan, Bus berapa?
Group List ini diperlukan pada waktu penyebarangan misalnya di Bali, dimana Tour leader akan menyerahkan daftar nama nama peserta wisata ke pihak keamanan pelabuhan untuk di check keabsahannya.
Buat copy minimal 3 rangkap just in case daftar tersebut hilang atau dipinjam peserta.
Contoh:

7.      Diskusikantujuan wisata yang dikehendaki

  Sebelum berangkat hendaknya Tour leader mendiskusikan tempat wisata yang akan dituju dan Tour Leader bisa menyarankan tujuan wisata agar tujuan obyek wisata bisa tercover semua seperti dalam itinerary.
Sampaikan pula kepada peserta wisata bahwa jadwal kunjungan bisa berubah tergantung waktu dan kondisi serta kemacetan lalu Lintas. Apabila terjadi kemacetan yang panjang( terutama di Bali ) buat alternative ambil tempat wisata lain yang tentunya didiskusikan didalam bus.

8.      Berikan Denah Bus untuk pengaturan seat peserta
denah bus
Contoh denah diatas kursinya bisa dikurangi atau ditambahi sesuai jumlah peserta, tentunya apabila anda menyewa bus di salah satu PO.BUS, anda harus menjelaskan dimuka berapa SEAT yang mereka inginkan dan jarak antara satu kursi dengan kursi lain juga bisa diatur.

9.      BerikanNo kamar setelah sampai di tempat wisata yang dituju, agar peserta tour begitu sampai di hotel langsung mendapatkan kunci kamar masing2.

Bisanya ketika peserta tour sudah samapi di hotel biasanya mereka akan saling berebut minta kunci kamar duluan. Untuk mencegah hal ini yang harus dilakukan adalah sebagai berikut;
a.       Tanyakan kepada ketua panitia apakah nama 32 peserta sudah dibagi dan ditentukan pasangan dikamarnya?
b.      Kemudian informasikan melalui microphone sebelum bus sampe di hotel, contohnya sbb;
“ selamat malam bapak dan ibu rombongan A, sebentar lagi kita akan sampai ditempat peristirahatan/ hotel, dimohon untuk peserta yang sudah punya pasangan masing masing, diminta salah satu yang mengambil kunci kamar di kami ( Tour Leader ), sesampai di hotel kami mohon bapak atau ibu menunggu di Lobby dan kami akan urus administrasinya…..”
c.       Room list/ daftar nama  disiapkan untuk memanggil peserta agar tidak bingung ketika akan memasuki kamar.
d.      Panggil satau satu untuk memberikan kunci kamar atau bisa saja kunci kamar akan diatur oleh ketua panitia itu sendiri.
e.       Sebelum masuk kamar informasikan, dimana tempat makan pagi, siang atau malamnya agar mereka tidak selalu bertanya, dan sampaikan jam berapa mereka harus bangun untuk melanjutkan perjalanan.

10.      Buat MOU agar user dan tour leader merasa nyaman dan aman
         
Sebelum berangkat menuju ketenmpat wisata alangkah baiknya pihak user dan pihak travel menggunakan MOU tertulis untuk menghindari terjadinya mis komunikasi antara pihak travel, tour leader dan tamu
Berikan copy perjanjian agar semua isi dalam perjanjian bisa di kondisikan pada waktu perjalanan.

11.  Siapkanobat2 an ringan, dan minyak kayu putih

Hal ini sangat sepele tapi benar benar dibutuhkan, kita tidak pernah menyangka kalau peserta wisata ada yang mabuk dalam perjalanan, pusing atau sakit lainnya, alangkah baiknya disediakan obat obatan sebagi berikut;
1.      Obat anti mabuk
2.      Obat sakit kepala
3.      Balsem
4.      Minyak kayu putih
5.      Perban
6.      Obat merah
7.      Handy Plast
8.      Vitamin C
9.      Dan lain lain yang di butuhkan

12.     Hotel ComparisonRate ( membandingkan harga Hotel )

1.      Sebelummenentukan hotel atau tempat penginapan sebelum berangkat alangkah baiknyamenghubungi beberapa hotel yang sudah mempunyai kerja sama dengan kita, apabilabelum mempunyai Contract Rate, kita bisa membuat Contract rate untuk disetujuimasing masing pihak hoel dan Tour Leader.atau Travel Agent.
2.      CariDi Google harga hotel murah melalu Jasa penyedia Hotel seperti http://www.agoda.com, disana anda bisa melihat hargakamar hotel yang ditawarkan dan komisi yang didapatkan.
3.      Binakerja sama dengan Travel Agent di tempat yang dituju untuk minta bantuan Guidelocal, travel Rate disini anda harus mempunyai Contract agreement dengan travelAgent tersebut.

13.     HARGA BUS/TRANSPORTATION

Seperti Kerja sama dengan Hotel diatas, kita di anjurkan untuk mengenal semua jasa PO Bus Pariwsisata untuk melakukan kerja sama di daerah anda. Dimana dengansemakin sering anda memakai jasa PO BUS tersebut maka anda juga akanmendapatkan perlakuan khusus dalam hal harga bus.
Dengan seringnya anda memaki PO tersebut maka semakin mudah anda akan memesan bus jauh jauh hari meskipun tanpa uang muka didepan.

14.     TEMPAT MAKANSELAMA PERJALANAN

a.      Hubungi tempat makan yang akan disinggahi minimal 5 jams ebelumnya untuk persiapan menu makanannya
b.      Tentukan harga per pax nya dan tanyakan menunya
c.      Tanyakan kepada Sopir Bis dan kernet apabila anda belumtahu tempat istirahat makan selama perjalanan, karena Sopir dan kernet sanagtpaham dan mengenal tempat istirahat untuk makan.
d.      Biasanya di Restaurant tempat makan kita mendapatkankomisi 5%-10% dari total makanan yang kita pesan.

15.     YANG HARUSDILAKUKAN TOUR LEADER SELAMA PERJALANAN

1.      Sebelum bis berangkat Seorang Tour leader memperkenalkan dirinya dan juga mengenalkannama Sopir dan Kernet Bus.

2.      Meminta doa bersama agar selama perjalanan tidak ada hambatan

3.      Menjelaskan itinerary kepada penumpang  sesuaidengan  Jadwal  yang telah dibuat.

4.      Selamaperjalanan seorang Tour Leader memberikan briefing dan menerangkan segalakegiatan yang berhubungan dengan kepariwisataan baik budaya, social ekonomi danpengetahuan umum yang berhubungan dengan tujuan wisata tersebut.

5.      Memberikankesempatan kepada penumpang untuk berkaraoke, biasanya penumpang sangat senangsekali apabila disuruh menyanyi di saat perjalanan bersama sama.

6.      Ciptakansuasana happy agar perjalanan bisa berkesan.

7.      Buatquiz atau pertanyaan yang membuat penumpang merasa nyaman

8.      Cepat tanggap apabila ada penumpang yang mabuk perjalanan.

9.      Tawarkan kepada penumpang untuk tempat sholat selama perjalanan dan harus bisa meminimize waktu untuk melakukan sholat di tengah perjalanan.

10.  Seorang pemandu wisata harus yakin bahwa mereka mampu menyediakan keamanan klien mereka. Seorang pemandu wisata harus memiliki keterampilankomunikasi yang baik, termasuk kemampuan untuk berbicara dan membaca apa punbahasa yang diperlukan untuk berkomunikasi dengan klien dan penduduk lokal.
Mudah mudahn tulisan ini akan membantu anda dan tahu bagaimana menjadi seorang Tour leader.